Tidrapportering som beslutsunderlag

Tidrapportering kan enklast förklaras som rapportering av tid, där syftet är att utvärdera hur exempelvis ett företag disponerar sin tid per någon lämplig enhet, oftast, medarbetare, uppdrag eller kund. Den tidrapport som därefter erhålls kan utgöra både ett internt underlag för hur företagets resurser ska fördelas, men också ge information om hur mycket en kund ska faktureras för utfört arbete.

I många tjänsteproducerande företag är personalkostnaden företagets i särklass största enskilda kostnad.
Att fördela den på ett rättvisande sätt är därför viktigt för bra beslutsunderlag och bra beslutsunderlag är avgörande för att kunna prioritera, styra och leda verksamheten.

Tidredovisningen ökar förutsättningarna för bra och väl underbyggda beslutsunderlag. Trots detta finns det många företag, som inte infört tidredovisning. Det kan bero på att det finns ett motstånd från personalen, som kan se tidredovisningen som ett sätt för ledningen att kontrollera de enskilda medarbetarna. Det kan också bero på att det finns en uppfattning om att själva tidredovisningen är alltför krånglig och tidskrävande.

Det finns inte ett enhetligt sätt att hantera tidredovisningen som passar alla företag, utan den måste anpassas och utarbetas från verksamhet till verksamhet, utifrån hur arbetet bedrivs.
Syftet med tidredovisning är såväl externt som internt. Tidredovisning syftar dels till att kunder och klienter skall erhålla en korrekt fakturering, men även till att utgöra underlag för att styra den egna verksamheten effektivt.

Timmar från tidredovisningen är dessutom en bra fördelningsbas, för att fördela indirekta kostnader på olika verksamhetsobjekt, vilket är nödvändigt när vissa tjänster ska faktureras. Tidredovisningen underlättar även
in- och utlåning av personal mellan olika enheter.

Kostnadsmedvetenheten är en förutsättning för att kunna bedöma alternativa val i beslutsprocessen och prioritera bland dem.

Tidredovisningsprogram kräver att användaren på något sätt registrerar hur han eller hon har disponerat sin tid och vilka åtgärder som vidtagits. Oavsett hur sofistikerade program man än använder sig av är det beroende av att användaren registrerar uppgifterna på ett korrekt sätt. Ett tidredovisningssystem blir inte bättre än datan den erhåller och kan felaktigt använt orsaka mer skada än nytta.

Grundläggande för tidregistrering är att registrering ska ske snarast efter det att en viss åtgärd utförts.
Minnet är kort och tidregistrering som sker för långt i efterhand tappar i kvalitet, risk finns att det blir uppskattad tid istället för verklig utförd tid.

En viktig faktor vid val av system för tidrapportering är att det ska vara enkelt att hantera och framförallt lägga in tid. Den som använder sig av tidrapporteringssystemet ska snabbt och enkelt kunna lägga in tid och åtgärder på olika projekt och kunder.

Tidredovisning för verksamhetsstyrning eller debitering är inte relevant för alla företag, men resonemanget kanske kan väcka vissa funderingar och tankar, kanske hos dig?

Peter Bergman
Hogia
Expert på tid & projekthantering